【時短】探す時間を0に！4StepでPC内のデータをお片付け♡

お仕事に没頭していて「後で整理しよう」と思っていたのだけど、それが積み重なって、パソコン内がデータでぐちゃぐちゃに…

必要な書類が見つからない・・・
探しているうちに一日が終わってしまった（泣）

なんていう経験ありませんか？

急にデータ書類が必要になった場合も、焦らずぱぱっと見つけられれば時短にもなるし、ストレスも少ないですよね＾＾

今回は、そんなお悩みを解決すべく4つのStepで書類を探す時間を0にする、データのお片付け方法をお伝えします。

データをお片付けしておくと良いメリット

コクヨが2018年、下記のような調査結果を発表しています。

週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象に、紙書類を探す行為に関する調査を実施しました。その結果、1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分であることが分かっています。これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。

コクヨ株式会社

1年で80時間って… ちょっとした旅行に行けちゃいますね笑

紙書類だけでなく、PC内もすっきりしていれば、無駄な時間が取られることなくその分大切な人との時間や、自分のための有意義な時間に使うことができます。

また、リモートでチームでお仕事をする場合も、わかりやすく整理されていればとてもスムーズに作業を進めることができますよね♡

それでは、4つのStepでデータをお片付けしていきましょう！

※既にデータが沢山あって、どこからてを付けたら良いか分からない、、な方は、Step2→Step3で保存先を決め、フォルダを作ってから振り分けるとやりやすいです◎

Step 1：データ名をルール化する

データのお片付けのポイントは、
“誰が見ても、一目瞭然でどこに何のデータがあるか分かるようにしておくこと”

もちろん、自分に対してもです。
時間が経つと、『あれ？あの時のデータ何て名前つけてたっけ？』となりますので、ここをしっかりルール化しておくと、後でとっても役立ちます◎

私の経験上、
日付 【プロジェクト名】送付先_書類の名前
としておくのがベター！
※「送付先」は送る相手がいる場合

こんな感じです＾＾
ね！わかりやすいでしょ。

プロジェクト名が長い場合は、省略しても良いですね◎

Step 2：保存先を決める

保存する先が決まってないと、探す時もあちこちを見なくては行けなくなってしまいます…！
（わお！大変！）

データの保存先を一箇所に決めてしまいましょう！

気づいたら、デスクトップやダウンロードフォルダが大変なことに！
という状況にならないようにご注意を＾＾

Step 3：カテゴリー別に分ける

Step1・2でデータの名前や保存先が決まったら、次はいよいよフォルダへの仕分け作業です。
あまり多すぎると管理がしにくくなってしまうので、個人事業主さんの場合は大きく分けてこの2つでOK！

Step1の名前の付け方であれば、日付によって時系列に並んでくれるので、この分け方だけでとっても分かりやすくなりますよ＾＾

お仕事フォルダ

このフォルダには基本的に、仕事で使う書類関係をまとめます。（経理関係以外は全てここに）
職種によって、分け方は変わってくるかと思いますが、ここでは長期講座と単発のサービスを提供していることを例として、フォルダ分けしてみました。

例えばこんな感じ

経理フォルダ

このフォルダには、経理関係の書類を全てまとめましょう。
確定申告用の書類や、決済の際に会計事務所等にお渡しする書類と見据えてまとめるとわかりやすいです◎

例えばこんな感じ。

Step 4：あとはStep 1〜3を習慣化させるだけ♡

いかがでしたか？
ポイントは、ルール化してしまうこと！そして、それを習慣化させてしまうこと！

この方法を身につけてしまえば、書類を探す無駄な時間も省けて、大切なことに時間が使えるようになりますよ♩

ぜひ試してみてくださいね！